Ce que fait Aprop
Aprop relie les 9 services d'une mairie autour de ce qu'ils préparent ensemble : les festivités, les séances du conseil, les problèmes de terrain, les dossiers du cabinet. Un code de commune, et tous les téléphones et tous les postes voient la même chose. Ce qui suit décrit écran par écran ce que l'application fait aujourd'hui, dans une commune des Pyrénées-Orientales qui organise environ 70 festivités par an.
Le cœur de l'outil
Un événement, une fiche, tous les services dessus#
L'écran d'accueil est un agenda groupé par mois. Chaque événement porte sa date, son lieu, un compte à rebours (J−12, aujourd'hui, terminé) et une barre d'avancement qui passe à « Prêt » quand les services ont tout coché. Les éditions passées restent en dessous : elles servent à reprogrammer.
S'il reste des tâches dont l'échéance est dépassée, une ligne s'ouvre en haut de l'écran : « 4 tâches en retard dans 2 événements », avec le détail et le lien vers chaque fiche. Le rouge s'atténue au bout de quinze jours, parce qu'un retard de trois semaines n'est plus une urgence et ne doit pas éteindre le signal des autres.
La fiche montre la date, le lieu, l'élu référent, la description, et la météo prévue le jour J tant que l'événement est à moins de seize jours. En dessous, un bloc par service, avec ses tâches, leurs échéances et le nom de l'agent à qui chacune est confiée. Seuls les services concernés sont affichés ; un bouton révèle les autres pour leur adresser une demande.
Les 9 services de l'application sont le cabinet du maire, la direction générale, l'administration, le directeur des services techniques, les services techniques, la police municipale, la communication, la culture et vie associative, l'urbanisme.
Cocher, corriger, confierUne case se coche d'un doigt. Le crayon corrige un libellé sur place, et la correction entre au journal. La pastille « Confier » pose un prénom sur la tâche. Les prénoms ne se saisissent pas d'avance : ils s'inscrivent dans la liste du service au premier usage et se proposent ensuite. Aucun annuaire à remplir avant de commencer.
Demander à un autre serviceDepuis la fiche, la police municipale écrit une ligne dans le bloc des services techniques. La tâche part avec la mention « demandé par », le service visé reçoit une notification, et quand il coche, le demandeur reçoit « C'est fait ». C'est le canal qui remplace le coup de fil sans trace.
Reprogrammer l'édition précédenteSur un événement passé, un bouton recrée la fiche complète : même titre, même lieu, même élu référent, et toute la checklist non cochée. Chaque échéance garde son écart au jour J et se recale sur la nouvelle date, sans jamais tomber dans le passé. La commune capitalise d'une année sur l'autre au lieu de repartir d'une feuille blanche.
Procédures typesÀ la création, une procédure remplit les tâches de chaque service avec leurs délais : arrêté de circulation à J−10, affiche à J−21, nettoyage à J+1. Trois procédures arrivent avec l'application : festivité standard, conseil municipal, intempéries et neige. Chacune s'édite ligne à ligne, avec une colonne J qui vaut le décalage en jours.
Ce qui reste écritChaque geste entre au journal, daté à la minute et signé : « a coché Arrêté de circulation (Police) », « a confié Barrières et signalétique à Julien ». Le fil de coordination porte les messages entre services. Les documents du dossier, arrêté, plan, devis ou courrier, s'attachent à la fiche jusqu'à 3,5 Mo par fichier. Le tout s'imprime en un dossier.
L'officiel
La fiche protocole, du déroulé minuté à la décision du maire#
Chaque événement porte une fiche protocole, dont l'état se lit depuis la fiche de l'événement : à compléter, en préparation, en attente de décision, ou la décision rendue. Elle reprend la fiche papier que les communes remplissent déjà, et elle la relie au travail des services.
En tête, l'heure de début, l'heure de fin, le nombre de participants attendus. Juste en dessous, la décision, parce que c'est pour elle que le maire ouvre la fiche : accord, refus, ou à modifier. Les deux derniers ouvrent un champ de motif. La décision est datée, inscrite au journal et notifiée à tous les services, et elle peut être rouverte.
Seuls les élus et la direction générale décident. Les autres services lisent la même fiche et voient à qui revient la validation.
Déroulé minutéUne heure, une ligne, et la liste se range d'elle-même dans l'ordre : accueil des officiels, discours du maire, dépôt de gerbe, verre de l'amitié.
Listing des invitationsTrois groupes de cases à cocher, avec les destinataires réels d'une commune : associations sportives, culturelles et patriotiques, personnel communal, conseils d'administration du CCAS et de l'EHPAD, conseil municipal des enfants, directions des écoles et du collège, préfet, sénateurs, députés, conseil régional, conseil départemental, communauté d'agglomération, maires du département, gendarmerie, pompiers, curé, presse écrite, radio, télévision. Un champ libre reçoit le reste.
Logistique, son, buffetUne vingtaine de postes logistiques, avec une quantité là où elle compte : tables de 2 et de 3 mètres, mange-debout, chaises, frigos, grilles d'exposition, barrières vauban et heras. Puis les drapeaux, les oriflammes, les kakémonos, l'estrade, le podium, le buste de la Marianne, la gerbe, le nettoyage du site, et qui installe et qui range (l'organisateur ou le service). Côté son : pupitre, sonorisation, micros, bande son enregistrée avec la liste des morceaux. Côté buffet : cinq formules, du petit déjeuner à la délégation traiteur, le mode de service, le nappage et la vaisselle.
Circuit de validationQui a fait la demande et quand, qui a réservé la salle et quand, une case d'attestation « le service technique a validé la faisabilité », puis le décideur attendu : le maire, l'adjoint ou le cabinet, la direction générale.
La fiche devient du travailUn bouton compte les tâches à créer et les envoie dans les services. Chaque poste logistique et chaque poste son partent aux services techniques, quantité comprise ; les invitations et le buffet partent à l'administration. Les services concernés sont notifiés. Ce qui existe déjà n'est pas recréé, le bouton se relance donc sans fabriquer de doublon.
À imprimerLa version papier n'est pas la copie de l'écran. C'est une fiche à en-tête, avec le blason de la commune, qui n'affiche que les rubriques remplies et porte la décision en clair.
Le terrain
Un signalement se fait en deux gestes, et se suit jusqu'à la résolution#
Une branche tombée, un lampadaire cassé, un dépôt sauvage. L'agent ou l'élu prend la photo, appuie sur « Utiliser ma position GPS », et l'adresse se remplit toute seule. Il reste à dire ce qui se passe.
La catégorie choisit le service à prévenir : voirie, éclairage public, espaces verts, propreté, mobilier urbain, eau et assainissement, bâtiment communal vont aux services techniques ; sécurité et stationnement vont à la police municipale. Le choix reste modifiable. Une case « Urgent » place le signalement en tête de liste et fait apparaître la mention dans la notification.
Le signalement reçoit un numéro. Le service visé est prévenu aussitôt, avec le nom de l'auteur, le titre et le lieu.
Le suiviTrois états : nouveau, en cours, résolu. Le service concerné et les élus peuvent prendre en charge, marquer résolu, ou rouvrir. À chaque changement, l'auteur du signalement est prévenu : d'abord que quelqu'un s'en occupe, ensuite que c'est réglé. Personne n'a besoin de rappeler pour savoir où ça en est.
La ficheLa photo, le numéro, le statut, la catégorie, le lieu, le service, qui a signalé et à quelle heure. Une carte avec le point posé et un lien qui ouvre l'itinéraire. En dessous, un fil d'échanges, un journal et des documents.
La liste et l'astreinteLes urgents en premier, les résolus rangés en dessous. Sur l'écran d'un adjoint ou d'un conseiller, un bouton « Signaler un problème » reste sous le pouce, sans traverser l'application : un élu appelé un dimanche soir n'a rien à chercher.
Les dossiers de long cours
Les projets du cabinet, leurs étapes datées et leurs rappels#
Une piscine, une école, une révision de document d'urbanisme ne se pilotent pas comme une fête. Un projet porte un nom, un porteur ou un interlocuteur extérieur, une description et un statut : à l'étude, en cours, en attente, terminé.
En dessous, la liste des étapes. Une étape s'ajoute avec trois éléments : un libellé, une échéance, un service missionné. La règle est écrite sous le formulaire : une échéance vaut un rappel automatique, un service choisi vaut une mission notifiée.
Les élus et la direction générale gèrent le projet. Le service missionné coche son étape lui-même, et les élus reçoivent « Mission faite ».
Ce que voit le service missionnéSes étapes apparaissent sur son écran « Mes tâches », dans une section « Missions projets », qu'elles portent une date ou non. Une mission sans échéance n'est pas une mission invisible.
Corriger sans perdre le filLe crayon rectifie un libellé sur place : l'échéance et le service missionné sont conservés, et la correction entre au journal. Supprimer une étape demande une confirmation, parce qu'elle disparaît pour tous les téléphones de la commune.
La carte du projetElle affiche le nombre d'étapes terminées, le porteur et la prochaine étape datée, en rouge si elle est dépassée. Le reste fonctionne comme sur un événement : fil de notes, journal, documents, impression du dossier.
L'équipe
La feuille de route du mandat#
L'équipe municipale, rangée dans l'ordre : le maire, les adjoints, les conseillers municipaux délégués, les conseillers municipaux. Chaque ligne porte les initiales, le nom et la délégation.
La fiche d'un élu tient sur un écran : sa délégation, les services et les agents qui l'accompagnent (le poste d'un côté, les prénoms de l'autre), puis ses missions groupées par rubrique, une par ligne.
Seul le profil maire modifie cette feuille. Les autres la lisent, et c'est ce qui permet de savoir qui porte quoi avant de décrocher un téléphone.
Là où elle ressertLes noms de la feuille de route constituent la feuille de présence des séances du conseil, sans avoir à les ressaisir. Sur un poste de bureau, la même liste devient un tableau triable, avec le nombre de missions par élu.
Les séances
Le conseil municipal : feuille de présence et quorum#
Une séance se crée avec une date et un lieu, la salle du conseil étant proposée par défaut. Le formulaire reste ouvert après chaque création : les séances de l'année se saisissent l'une après l'autre, et un bandeau récapitule celles qui viennent d'être créées, en signalant une date déjà utilisée.
Un conseil n'a ni checklist ni fiche protocole. Sa fiche est la feuille de présence. Les élus de la feuille de route y figurent dans l'ordre, chacun avec trois boutons : présent, excusé, absent. Un second appui annule le pointage. Des noms peuvent être ajoutés à la main, puis retirés ; un nom déjà inscrit est refusé avec un message.
En tête de la feuille, une ligne dit si le quorum est atteint, avec le nombre de présents et le nombre de noms de la feuille. Elle reste muette tant que personne n'a pointé, parce qu'une séance prévue dans trois semaines n'est pas une séance sans quorum. Une ligne dit si le quorum est atteint, avec le nombre de présents et le nombre de noms de la feuille. Elle reste muette tant que personne n'a pointé. Le quorum légal, lui, se juge sur les membres en exercice : la feuille aide à le compter, elle ne le certifie pas.
La feuille s'imprime d'un bouton. Cinq jours avant la date, tous les élus reçoivent une notification avec le jour en toutes lettres et le lieu de la séance.
Pointer à plusieursDeux téléphones qui pointent la même personne ne créent pas deux lignes. Chaque pointage retient qui l'a fait et à quelle heure, et le pointage au clavier ne fait pas retraverser la page à chaque coche.
Le papier
La semaine en une page, à poser sur un bureau#
Un écran, et un document. L'écran couvre les sept jours qui viennent et tient en quatre blocs : ce qui arrive, à rattraper, les signalements en cours, les échéances de projets.
« Ce qui arrive » liste les événements de la semaine, et sous chacun l'état de chaque service concerné : le compte des tâches faites, ou le nombre de tâches en retard. « À rattraper » ne se limite pas à la semaine : ce bloc remonte les retards de tous les événements à venir, groupés par service, les plus anciens en premier. Ce qui traîne sur la fête du mois prochain se rattrape maintenant.
Le bouton d'impression ne sort pas une capture de l'écran. Il sort une note de service : le blason de la commune, le nom de la mairie, la période, les quatre blocs en lignes serrées, et la date d'édition en pied de page. C'est le document qui circule en réunion de services.
Le dossier complet de la communeDepuis les réglages, un second document rassemble tout ce que contient l'application : les événements avec leurs checklists cochées et leurs feuilles de présence, les signalements avec leurs photos, les projets et leurs étapes, les procédures types, la feuille de route des élus. À imprimer, ou à enregistrer en PDF depuis la fenêtre d'impression. C'est la réponse à la question « et si nous arrêtons ».
Ce qui part tout seul
Le brief du matin, les alertes de la journée, les rappels programmés#
Une fonction serveur s'exécute chaque matin à 7 h UTC, soit 9 h l'été et 8 h l'hiver. Elle parcourt les communes réelles, écarte les espaces de démonstration, et prépare pour chacune ce qui doit partir.
Les élus reçoivent une seule notification de synthèse, qui porte le nom de la commune et n'énumère que ce qui s'applique ce jour-là : les échéances de projet du jour, celles à deux jours, les étapes de projet en retard, les tâches d'événement en retard, les signalements en cours et le nombre d'urgents parmi eux. S'il n'y a rien à dire, rien ne part.
En parallèle, chaque service missionné reçoit son propre rappel, et lui seul : le nom du projet, l'étape, et « échéance aujourd'hui ». Le même message part deux jours avant l'échéance.
Les rappels programmésLes élus, la direction générale, le directeur des services techniques, l'administration et le cabinet peuvent poser un rappel : un message, un jour d'envoi, et un destinataire (tous les élus, un service précis, ou toute la commune). Il part le jour dit, dans le brief du matin. La liste « À venir » montre qui l'a programmé et permet de le supprimer, et les rappels passés s'effacent d'eux-mêmes.
Les alertes de la journéeElles suivent l'action, pas l'horloge. Une demande n'alerte que le service visé. Une tâche confiée nomme l'agent dans le titre. Une tâche cochée renvoie « C'est fait » à celui qui l'avait demandée. Un signalement va au service concerné, et son auteur est prévenu de la prise en charge puis de la résolution. Un message dans un fil part à toute la commune, sauf à son auteur, comme une décision de protocole. Quand tous les services ont terminé un événement, les élus reçoivent « Tout est prêt ».
L'onglet NotificationsIl montre l'activité des autres services, jamais la sienne. Un badge compte les non-lus, un balayage vers la gauche efface une ligne, un lien efface tout. Un bouton « Tester » envoie une notification à ce téléphone seulement, ce qui règle la question « est-ce que ça marche chez moi » sans attendre un vrai événement. Toucher un message ouvre la fiche avec le fil déplié et le curseur déjà dans le champ de réponse.
Sur iPhoneRègle d'Apple : les notifications n'arrivent que si l'application a été posée sur l'écran d'accueil. L'application affiche le mode d'emploi au lieu de laisser croire que tout est activé.
Deux métiers, deux écrans
Le tableau de bord sur ordinateur, l'écran de l'agent sur téléphone#
Même code, même commune, deux mises en page. En dessous de 900 pixels de large, l'application est un téléphone : une barre de quatre ou cinq onglets en bas selon le profil, des cartes empilées, et la barre qui s'efface pendant la saisie pour ne pas couvrir le champ. Au-delà, c'est un poste de travail : une colonne à gauche, une barre de recherche en haut, et les listes deviennent des tableaux triables.
L'agent ouvre « Mes tâches ». En tête, trois lignes au plus, chacune marquée en retard, aujourd'hui, demain, dans 2 jours, ou urgent. Le détail complet suit, événement par événement, puis les missions de projet et les signalements de son service. Quand rien ne presse, la page le dit et ne fabrique pas d'alerte.
Un agent peut se reconnaître. « Qui êtes-vous » propose les prénoms déjà employés dans son service, ou accepte une saisie libre. Ce qui lui est confié remonte alors en tête de ses listes, sans que les tâches de ses collègues disparaissent : le service continue de voir tout son travail.
Le maire et les adjoints ouvrent le tableau de bord. Il dit d'abord ce qui attend une décision, puis « Où en est la commune » avec les projets, les signalements et la semaine à imprimer, puis chaque événement à venir, qui se déplie sur l'état de chaque service et regroupe en une ligne ceux qui ont fini.
Les pastilles rougesElles ne comptent pas des totaux, elles comptent ce qui attend une action. L'onglet Événements compte les dossiers en retard, pas les tâches. L'onglet Signalements compte l'urgent et ce qui n'a pas encore été pris en charge. Mes tâches ne compte que les retards. Un chiffre rouge partout ne veut plus rien dire.
Sur grand écranLa colonne de gauche porte le blason et le nom de la mairie, les onglets groupés selon le profil, et en bas la personne connectée avec le numéro de version. La barre du haut porte une recherche qui traverse les événements, les signalements, les projets et les élus, la date du jour, la météo, et un indicateur qui affiche « Enregistré » ou « Hors ligne ». La page se coupe en deux colonnes : à gauche ce qu'on lit et décide, à droite ce qu'on surveille, documents, fil et journal déjà dépliés.
Ce que voit le maire sur une ficheLes blocs de services sont repliés en lignes résumées, avec l'avancement ou le nombre de retards, et s'ouvrent d'un appui. Il consulte, il n'exécute pas. Les agents, eux, voient leur travail ouvert.
La mise en service
Rien à installer, rien à administrer#
Aprop s'ouvre dans un navigateur. Le premier écran demande un code de commune, et tous les appareils qui entrent le même code voient et modifient les mêmes données. Il n'y a ni serveur à héberger, ni logiciel à déployer, ni compte à créer pour chaque agent. Sur iPhone, « Partager » puis « Sur l'écran d'accueil » pose l'icône ; sur Chrome et Edge, une carte des réglages installe l'application sur l'ordinateur, dans sa propre fenêtre. Un lien d'invitation peut aussi être collé tel quel dans le champ du code.
L'accès élus est protégé par un second code, vérifié sur le serveur et jamais transmis au téléphone. Sur un navigateur, il est redemandé toutes les douze heures, ce qui convient au poste partagé de l'accueil. Sur une application installée, ou sur un appareil que son propriétaire a marqué comme personnel, il est redemandé une fois par mois.
Chaque modification part vers le serveur, et l'application l'interroge toutes les quatre secondes quand quelqu'un travaille, toutes les quinze quand tout est calme depuis trois minutes, plus à chaque retour au premier plan. Un changement fait au bureau apparaît en quelques secondes sur le téléphone qui est à la salle des fêtes.
Hors ligneL'application se lance et fonctionne sans réseau, en cave, en sous-sol ou en salle des fêtes. L'accueil l'annonce en clair, et les modifications repartent seules au retour du réseau. Le repère des modifications en attente survit à la fermeture de l'application.
Deux personnes qui écrivent en même tempsLa fusion se fait tâche par tâche et étape par étape, pas fiche par fiche : deux services qui cochent au même moment ne s'effacent pas l'un l'autre. Les commentaires et les journaux se réunissent. Ce qui est supprimé porte une marque, pour ne pas réapparaître à la synchronisation suivante. Et une synchronisation n'écrase jamais un formulaire en cours de saisie, elle attend le passage suivant.
Qui a accèsPar défaut, le code suffit, ce qui rend l'installation dans les services immédiate. Le maire peut ensuite verrouiller la commune depuis ses réglages : les téléphones déjà présents gardent leur accès, tout nouvel appareil doit être approuvé. L'écran liste les téléphones autorisés, la date de dernière utilisation et la version installée. L'application écrit elle-même que le code seul ne protège pas, parce qu'il se partage et se photographie.
L'assistance de l'éditeurPersonne, éditeur compris, ne consulte les données d'une commune sans que le maire ouvre la porte. L'autorisation se donne depuis les réglages, dure 24 heures, se referme seule et peut être fermée avant. Les élus sont notifiés à l'ouverture, et les dernières ouvertures restent affichées à l'écran. Côté serveur, la clé d'exploitation seule ne donne aucun accès.
Sauvegarde et hébergementChaque nuit, un instantané de chaque commune est archivé et conservé 21 jours. L'hébergement est aujourd'hui chez Netlify, aux États-Unis. L'hébergement en France est prévu au déploiement commercial : il n'est pas encore en place, et rien ne sera dit d'autre tant qu'il ne le sera pas.
Aucune donnée d'administréAprop est un outil interne. Il ne contient ni fichier d'habitants, ni demandes de particuliers, ni état civil. Ce qu'il contient, ce sont des tâches de services, des noms d'élus et des prénoms d'agents, des photos de voirie et des dossiers d'événements.
Une question que cette page ne règle pas ?
Vous parlez directement à la personne qui construit l'outil : 07 87 06 87 82 ou contact@aprop.fr.
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