Documentation
Le mode d'emploi d'Aprop, dans l'ordre où l'on s'en sert : rejoindre sa commune, créer un premier événement, suivre le travail des neuf services, imprimer la semaine. Chaque geste décrit ici existe dans l'application. Ce qui n'est pas encore fait est écrit comme tel.
Premier jour
Rejoindre votre commune#
Aprop s'ouvre sur aprop.fr/app. La première question posée est le code de votre commune. Il est fourni par la mairie, il n'est ni public ni devinable. Tous les appareils qui l'utilisent voient et modifient les mêmes données, en quelques secondes.
Une fois le code accepté, il reste sur l'appareil. Vous ne le retaperez qu'en changeant de téléphone, ou si vous choisissez de l'oublier depuis les réglages.
Le code de communeTapez-le dans le champ d'accueil. Les minuscules, les espaces et un lien collé en entier sont acceptés : l'application y retrouve le code. Si le serveur ne connaît pas ce code, il vous le dit au lieu d'ouvrir un espace vide.
Le lien d'invitationLa mairie peut envoyer un lien de la forme aprop.fr/app/#/rejoindre/CODE. Il affiche le nom de la commune et demande confirmation avant d'entrer. Un lien coupé par le message, ou dont le code n'existe pas, est refusé : l'application ne crée jamais une commune à partir d'un lien.
Sur iPhone, installez d'abordSafari et l'application posée sur l'écran d'accueil ne partagent rien. Saisir le code dans Safari puis installer l'application vous le fait ressaisir. L'écran d'invitation propose donc, dans l'ordre : « Copier le lien d'accès », puis Partager, « Sur l'écran d'accueil », « Ajouter ». Ouvrez ensuite Aprop par sa nouvelle icône et collez le lien dans le champ. Sans installation, aucune notification n'arrive.
Sur Android et sur ordinateurChrome et Edge proposent l'installation d'eux-mêmes. La proposition est reprise dans les Réglages, sous « Installer Aprop » : une icône, une fenêtre à part, et un code élus redemandé une fois par mois au lieu de deux fois par jour.
Choisir son serviceL'écran suivant demande qui vous êtes. Neuf services sont proposés : cabinet du maire, direction générale, administration, directeur des services techniques, services techniques, police municipale, communication, culture et vie associative, urbanisme. Trois entrées supplémentaires sont réservées aux élus. Le choix décide de votre écran d'arrivée et des notifications que vous recevez, et se change à tout moment par la pastille en haut à droite.
Accès
Le code élus#
Les trois entrées élus (Le Maire, Adjoints, Élus) partagent un code d'accès distinct du code de commune. Il protège l'entrée dans les profils élus, et avec elle les réglages réservés au maire : téléphones de la commune, assistance de l'éditeur.
Ce code ne descend jamais jusqu'à l'appareil. Votre saisie part au serveur, qui la compare et répond par oui ou par non. L'application sait seulement qu'un code existe, jamais sa valeur.
Où le demanderAu secrétariat de mairie. Il ne voyage jamais dans un lien d'invitation : le lien choisit la porte, le code l'ouvre. Il ne s'entre pas non plus dans le champ du code de commune, qui vous répondrait qu'il ne connaît pas ce code.
Combien de temps il tientTrente jours sur une application installée. Douze heures dans un simple onglet de navigateur, parce que cet onglet est peut-être celui du poste d'accueil. Sur votre propre ordinateur, cochez « Cet appareil est personnel » au moment de la saisie, ou depuis les réglages, pour passer à trente jours.
En cas d'erreur de frappeMajuscules, espaces et tirets sont ignorés à la comparaison : un code dicté au téléphone passe quand même. Après huit échecs en dix minutes, la vérification est suspendue quelques minutes pour la commune entière.
Se tromper d'entréeL'écran du code et l'écran « Quel adjoint êtes-vous ? » portent tous deux un retour vers le choix du profil. Aucun des deux n'est un cul-de-sac.
Le travail courant
Créer un événement#
Le bouton « Nouvel événement » est en tête de l'agenda. L'onglet Nouveau réunit les autres créations : conseil municipal, signalement, projet, et rappel programmé pour ceux qui y ont droit.
Un événement se crée en une fois : nom, date, lieu, élu référent, description facultative.
Appliquer une procédure typeLe formulaire propose la liste des procédures de la commune. Trois sont livrées d'origine : Festivité standard, Conseil municipal, Intempéries et neige. La procédure choisie remplit la checklist de chaque service et calcule les dates toute seule : une tâche notée J−10 tombe dix jours avant l'événement, une tâche notée J+1 le lendemain.
Prévenir des servicesSous le formulaire, cochez les services à prévenir. Chacun reçoit une notification portant le nom, la date et le lieu, avec le lien de la fiche. On peut en cocher plusieurs : une seule création suffit. Le journal de l'événement garde la trace de qui a été prévenu.
Reprogrammer l'année suivanteSur un événement passé, le bouton « Reprogrammer » recrée la fiche avec toute la checklist de l'édition précédente, décochée, et les échéances recalées sur la nouvelle date. La commune capitalise d'une année sur l'autre au lieu de tout ressaisir.
La fiche protocoleChaque événement en porte une : déroulé minuté, invitations officielles, logistique, sono, buffet, circuit de validation avec la décision et sa date. Un bouton transforme ce qui y est coché en tâches pour les services techniques et l'administration, sans recréer ce qui existe déjà.
Le travail courant
Confier, demander, cocher#
La fiche d'un événement montre un bloc par service, avec sa progression. Le vôtre est mis en avant ; les services sans tâche sont repliés derrière un bouton.
Cocher, renommer ou confier une tâche est réservé au service qui la porte, aux élus et à la direction générale. Le directeur des services techniques agit sur l'équipe technique. Les autres services lisent la liste sans pouvoir cocher à la place.
Confier à un agentLe bouton « Confier » attend un prénom. Il n'y a aucun annuaire à remplir au départ : le prénom entre dans la liste du service au premier usage, et se propose ensuite. Le service reçoit une notification qui nomme la personne et rappelle l'échéance.
Demander à un autre serviceSur le bloc d'un autre service, le bouton devient « Demander à ce service ». La tâche créée porte la mention « demandé par », seul le service visé est notifié, et le jour où il la coche, le demandeur reçoit « C'est fait ». C'est le canal qui remplace le coup de fil.
Le retard se signale tout seulUne tâche non cochée dont l'échéance est passée bascule en retard. Elle passe en rouge sur la fiche pendant quinze jours puis en gris, et reste comptée partout ailleurs : dans une ligne dépliable en tête de l'agenda, dans le compteur de l'onglet Mes tâches, dans La semaine et dans le brief du matin des élus. Vous n'avez rien à déclarer.
Corriger sans effacer la traceLe crayon en bout de ligne, ou un double clic sur le libellé, corrige une tâche mal écrite. Chaque geste part au journal de la fiche : qui a coché, décoché, corrigé, confié, et à quelle heure. C'est ce journal qui tient lieu de garde-fou entre services.
Répondre dans le filLe fil de coordination est en bas de chaque fiche. Un message y prévient toute la commune, sauf son auteur. Depuis l'onglet Notifications, toucher un message ouvre directement le fil concerné, curseur déjà dans le champ de réponse.
Le terrain
Créer et suivre un signalement#
Un signalement se crée depuis l'onglet Nouveau, ou depuis le raccourci « Signaler un problème » posé sur le tableau de bord des adjoints et des élus.
L'envoi peut prendre quelques secondes en réseau faible, le temps que la photo parte. Le bouton l'indique, pour éviter le double envoi.
La photo et la positionLe champ photo ouvre l'appareil photo du téléphone. Le bouton GPS enregistre la position et remplit l'adresse quand elle est trouvée. Le lieu peut aussi s'écrire à la main, et la fiche affiche ensuite une carte avec un lien vers l'itinéraire.
La catégorie choisit le serviceVoirie, éclairage public, espaces verts, propreté, mobilier urbain, eau et assainissement, bâtiment communal, sécurité et stationnement, autre. Le service à prévenir se pré-remplit selon la catégorie et reste modifiable. La case Urgent place le signalement en tête de liste.
Le suivi en trois étatsNouveau, en cours, résolu. « Prendre en charge » et « Marquer résolu » sont réservés au service concerné et aux élus. Une prise en charge et une résolution préviennent le service qui a créé le signalement, sauf s'il est lui-même l'auteur du geste. Une réouverture est seulement inscrite au journal. Un signalement résolu peut être rouvert.
Où on les retrouveDans l'onglet Signalements, numérotés et triés urgents en tête. Puis dans La semaine tant qu'ils ne sont pas résolus, et dans le brief du matin des élus.
Les séances
Le conseil municipal et la feuille de présence#
Un conseil se crée depuis l'onglet Nouveau, carte « Un conseil municipal » : une date, un lieu, rien d'autre. Le formulaire reste ouvert après chaque création, de sorte que les séances d'une année se saisissent à la suite.
Deux personnes qui créent la même date ne fabriquent pas deux séances jumelles : l'application les réunit.
La fiche est la feuilleUn conseil n'a ni checklist ni fiche protocole. Sa fiche affiche la date, le lieu, l'échéance et la feuille de présence, dépliée d'emblée.
Les nomsIls viennent de la Feuille de route du mandat. Tant qu'elle est vide, la feuille l'est aussi : vous pouvez ajouter un nom à la main, et retirer ceux que vous avez ajoutés.
PointerTrois boutons par ligne : Présent, Excusé, Absent. Toucher à nouveau le même bouton efface le pointage, ce qui règle l'erreur de doigt. Deux téléphones peuvent pointer en même temps sans s'écraser.
Le quorumLe compte s'affiche dès le premier pointage, jamais avant : « Quorum atteint » ou « Quorum non atteint », sur les noms de la feuille. L'application ne connaît que ces noms, elle ne prétend pas compter les membres en exercice.
L'avis aux élusTous les élus abonnés reçoivent une notification cinq jours avant la séance, avec le lieu.
ImprimerLe bouton « Imprimer la feuille de présence » sort le document avec le blason et le nom de la commune.
Alertes
Les notifications#
Un bandeau « Activer » s'affiche en tête de l'agenda tant que l'autorisation n'a pas été donnée. Une fois activée, la notification arrive sur l'appareil, application fermée.
L'abonnement porte le service de l'appareil : c'est lui qui décide de ce que vous recevez.
Qui reçoit quoiUne demande adressée à un service ne prévient que ce service. Un message dans un fil prévient toute la commune, sauf son auteur. Une tâche demandée puis cochée renvoie « C'est fait » au demandeur. Quand tous les services ont terminé un événement, les élus reçoivent « Tout est prêt ».
Le brief du matinChaque matin, vers 9 heures l'été et 8 heures l'hiver, les élus reçoivent une synthèse : échéances de projets du jour et à deux jours, étapes et tâches en retard, signalements en cours. Les services missionnés sur une étape de projet reçoivent leur propre rappel. S'il n'y a rien à dire, rien ne part.
Programmer un rappelLes élus, la direction générale, le directeur des services techniques, l'administration et le cabinet peuvent poser un rappel : un message, une date, et un destinataire (un service, tous les élus, ou toute la commune). Il part le jour dit, dans le brief du matin. Les rappels à venir sont listés sous le formulaire et se suppriment d'un geste.
Vérifier que ça marcheL'onglet Notifications porte un bouton « Tester » qui envoie une notification à votre seul appareil. En bas du même écran figure la liste des téléphones abonnés de la commune, comptés par service : c'est là qu'on voit si un service n'a personne.
Pourquoi vous ne recevez rienQuatre causes couvrent presque tous les cas. Sur iPhone, l'application doit être installée sur l'écran d'accueil, Safari seul ne reçoit pas de notification. L'autorisation a pu être refusée une fois : le bandeau ne revient plus, il faut la rétablir dans les réglages du téléphone ou du navigateur. Vos propres actions ne vous notifient jamais, et l'onglet Notifications ne montre que celles des autres services. Enfin, une demande n'alerte que le service à qui elle s'adresse.
Après un changement de serviceL'appareil se réabonne au moment même du changement de service, et rejoue tout seul l'opération au retour de l'application au premier plan si le réseau avait manqué. Vérifiez la ligne des téléphones abonnés en bas de l'onglet Notifications. Un abonnement mort (application réinstallée, navigateur nettoyé) est retiré par le serveur au premier envoi manqué, et se recrée à la réouverture.
Papier
Imprimer la semaine et le dossier#
Dans une mairie, une feuille posée sur un bureau fait le tour de la maison toute seule. Deux documents sont prévus pour cela.
Dans la fenêtre d'impression, l'option « Enregistrer au format PDF » conserve le fichier au lieu de l'imprimer.
La semaine en une pageDepuis le tableau de bord des élus, la carte « La semaine en une page ». Elle rassemble les événements des sept prochains jours avec l'état de chaque service, tout ce qui est en retard sur les événements à venir, les signalements en cours et les échéances de projets. À l'impression, c'est une note de service : blason, nom de la commune, période, date d'édition.
Le dossier completRéglages, puis « Dossier complet de la commune ». Tout y passe : événements avec leurs checklists cochées ou non, signalements, projets, procédures, feuille de route des élus. C'est le document à sortir avant une réunion, ou à archiver en fin d'année.
Une fiche seuleChaque fiche d'événement et chaque feuille de présence porte son propre bouton d'impression. Les sections repliées s'ouvrent d'elles-mêmes le temps de l'impression, puis se referment.
Les pièces jointesLes documents attachés aux fiches (PDF, plans) sont listés par leur nom dans le dossier complet. Ils se téléchargent depuis chaque fiche, pas depuis le document imprimé.
Administration
Ce que règle le maire#
Les réglages s'ouvrent par la pastille du profil, en haut à droite, ou par la carte « Réglages » de l'onglet Nouveau.
Le maire et la direction générale règlent l'identité de la commune, son titre et son blason. Les procédures, elles, sont ouvertes à tous les profils : chacun peut les consulter et les modifier. Les téléphones et l'assistance sont réservés au maire.
Le titre et le blasonTrois titres au choix : M. le Maire, Mme la Maire, Mme le Maire. Il est repris dans l'application, dans le journal et dans les notifications. Le blason s'ajoute depuis une image du téléphone : il apparaît en tête de l'application, en filigrane derrière le contenu, et sur tous les documents imprimés.
Les procéduresLes modèles de checklist de la commune, créés une fois et appliqués ensuite en un choix à chaque événement. Chaque ligne porte un libellé et une colonne J, en jours par rapport au jour J : −10 pour dix jours avant, 1 pour le lendemain. Vide, la tâche n'a pas d'échéance.
Les téléphones de la communeLa liste des appareils connus, leur nom, leur dernière visite et la version qu'ils portent. Un appareil resté sur une ancienne version est signalé comme tel. On peut en retirer un, par exemple le téléphone d'un agent qui part.
VerrouillerPar défaut la commune est ouverte : tout appareil qui connaît le code entre, ce qui va bien pendant l'installation dans les services. Une fois l'équipement terminé, « Verrouiller la commune » : les appareils déjà présents gardent leur accès, tout nouveau se présente en demande et attend l'accord du maire. Le geste se défait à tout moment.
L'assistance de l'éditeurFermée par défaut : l'éditeur ne peut pas consulter les données de la commune. Le maire peut ouvrir cet accès pour vingt-quatre heures, le temps d'un dépannage. Les élus sont notifiés de l'ouverture, l'écran indique qui l'a autorisée et jusqu'à quand, et conserve la trace des dernières ouvertures. L'accès se referme seul, ou d'un bouton.
Dépannage
Quand ça ne marche pas#
L'application fonctionne sans réseau : ce que vous faites est gardé sur l'appareil et part dès le retour de la connexion. Le bas de l'agenda indique « hors ligne » ou « synchronisé en direct ».
Avant d'appeler qui que ce soit, deux informations valent la peine d'être relevées : le numéro de version et l'écran concerné.
Le diagnostic en trois tapesTrois tapes rapides sur le mot Aprop, en haut de l'écran, affichent un cadre technique : dimensions de l'écran, version installée, présence du service worker, état de la mise à jour. Trois tapes sur le blason de la commune affichent la version et proposent de changer de commune. Le numéro se lit aussi, plus simplement, en bas de l'onglet Notifications et des Réglages.
La mise à jourL'application vérifie régulièrement qu'une version plus récente existe, la télécharge, puis se recharge d'elle-même quand l'écran est au repos et qu'aucune saisie n'est en cours. Si vous travaillez, une bande discrète propose « Mettre à jour » ou « Plus tard ». Un écran figé sur une vieille version se règle presque toujours en fermant puis rouvrant l'application.
« Cet appareil attend l'accord de la mairie »La commune est verrouillée et votre appareil n'est pas encore approuvé. Prévenez le maire, qui l'approuve depuis l'écran des téléphones. Le bouton « Vérifier maintenant » relance la demande sans quitter l'écran.
« Cette commune a un nouveau code »L'ancien code a été retiré du service. Demandez le nouveau à la mairie : rien n'est perdu, tout revient à la première synchronisation.
Un code refuséVérifiez la faute de frappe, et qu'il s'agit bien du code de la commune et non du code élus, plus court, qui se saisit plus tard et sur un autre écran.
Un écran qui ne s'affiche pasUn écran de secours prend la main et l'incident est signalé automatiquement. Sont transmis le code de la commune, le profil en cours, l'écran, la version et le modèle d'appareil, avec le message d'erreur, l'écran concerné et la version.
Repartir de zéro sur un téléphoneRéglages, « Oublier le code sur ce téléphone ». Rien n'est effacé, ni pour vous ni pour les autres : on revient en retapant le code.
Transparence
Vos données#
Aprop est un outil de coordination interne. Il ne contient aucune donnée d'administré : ni état civil, ni dossier individuel, ni fichier de population. Ce qu'il contient, ce sont des événements, des tâches de service, des signalements techniques, des projets et la feuille de route des élus.
Où elles viventChaque code de commune ouvre un espace indépendant, côté serveur. L'hébergement est aujourd'hui chez Netlify, aux États-Unis. Un hébergement français est prévu pour le déploiement commercial : ce n'est pas encore fait, et nous préférons l'écrire ici plutôt que de le laisser croire.
Qui peut les lireLes appareils qui connaissent le code de la commune, et seulement ceux que le maire a approuvés lorsqu'elle est verrouillée. Les fichiers joints, eux, sont servis par une adresse propre et non devinable, mais non authentifiée : qui possède le lien peut les ouvrir. Sur une commune verrouillée, l'éditeur n'y accède pas tant que le maire n'a pas ouvert l'assistance, et cet accès expire de lui-même. Sur une commune non verrouillée, tout appareil qui connaît le code entre, l'éditeur compris : c'est une raison de verrouiller dès la mise en service.
Les sauvegardesUn instantané de chaque commune est pris chaque nuit et conservé vingt et un jours. Une restauration republie l'instantané : les téléphones se remettent à jour d'eux-mêmes dans les secondes qui suivent.
Ce que le code de commune ne fait pasIl ne remplace pas des comptes nominatifs : qui le détient peut lire et modifier. C'est la raison d'être du verrouillage et de la liste des téléphones. Les comptes par personne sont la prochaine étape du produit.
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Vous parlez directement à la personne qui construit l'outil : 07 87 06 87 82 ou contact@aprop.fr.
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